Hat Ihr Unternehmen seinen Domainnamen wirklich unter Kontrolle?

Bevor Sie nach einem Passwort suchen, sollten Sie wissen, zu welchem Dienst es Zugang gewährt.

In Unternehmen werden die Domain, das Hosting der Website und der E-Mail-Dienst häufig nach dem Dienstleister benannt, der sich darum kümmert. Hinter „Das läuft alles über unsere Agentur“ können mehrere Anbieter und mehrere Konten stehen.

Vier Bestandteile sollten Sie unterscheiden:

Ein Dienstleister kann diese Dienste bündeln. Ihre Funktionen bleiben jedoch getrennt: Die Registrierung einer Domain stellt für sich genommen weder Hosting noch E-Mail-Postfächer bereit. Der Leitfaden von my.lu erläutert diese Unterscheidung.

Das DNS verbindet den Namen mit den zugehörigen Diensten. Seine Konfiguration betrifft insbesondere die Website und den E-Mail-Verkehr, wie das Glossar von DNS Luxembourg erklärt. Deshalb können Arbeiten an der Website auch an anderer Stelle Folgen haben.

Bitten Sie Ihren Dienstleister, diesen Überblick um die benötigten Konten und Kontaktdaten zu ergänzen. Denken Sie auch an weniger sichtbare Nutzungen: eine alte Adresse, die Besucher weiterleitet, eine Subdomain oder ein Werkzeug, das nur wenige Beschäftigte nutzen.

Diese Übersicht hilft beim nächsten Eingriff. Bei einer Neugestaltung der Website lässt sich damit beispielsweise vorab vereinbaren, was geändert wird und wer anschließend die Website sowie den Versand und Empfang von E-Mails prüft.

Sind die Dienste erfasst, bleibt eine zentrale Frage: Auf wessen Namen ist die Domain registriert?

Die Antwort steht nicht unbedingt auf der Rechnung Ihrer Agentur. Die Person, die bezahlt, diejenige, die Änderungen vornimmt, und die als Domaininhaber eingetragene Person können verschieden sein.

Lassen Sie die eingetragene Identität über das Verwaltungskonto oder beim Registrar bestätigen und bewahren Sie die datierte Antwort auf. Steht dort der Name eines Gründers, eines ehemaligen Mitarbeiters oder eines Dienstleisters, fragen Sie nach dem Grund und nach dem Verfahren, mit dem sich die Situation bereinigen lässt.

Auch die eingetragenen Kontakte sind wichtig. Der Leitfaden von my.lu unterscheidet administrative und technische Kontakte sowie Rechnungskontakte. Er weist darauf hin, dass der administrative Kontakt vom Domaininhaber bevollmächtigt sein muss. Diese Rollen sind von den Berechtigungen zur Anmeldung an einem Konto zu unterscheiden. Siehe Mon nom de domaine.

Was eine WHOIS-Abfrage zeigen kann

Bei einer .lu-Domain bietet die WHOIS-Abfrage einen ersten Anhaltspunkt. Öffentlich sichtbar ist jedoch nur ein Teil der Daten: Die Identität einer natürlichen Person als Domaininhaber wird mit Ausnahme seines Wohnsitzlandes ausgeblendet. Die Daten der administrativen und technischen Kontakte sind standardmäßig ebenfalls verborgen.

Fehlende Angaben in der öffentlichen Anzeige bedeuten daher nicht zwangsläufig, dass etwas nicht stimmt. Die WHOIS-Seite von DNS Luxembourg erläutert diese Grenzen. Ergänzen Sie Ihre Recherche durch eine Anfrage beim Verwalter.

Ist eine Änderung nötig, lassen Sie genau klären, um welchen Vorgang es geht. Kontaktdaten zu berichtigen, den Domaininhaber zu wechseln und die Domain zu einem anderen Registrar zu übertragen, sind unterschiedliche Vorgänge. Die Vergabestelle für .lu beschreibt den Inhaberwechsel und den Registrarwechsel getrennt. Die veröffentlichten Verfahren sehen die Zustimmung des derzeitigen administrativen Kontakts vor.

Eine Website-Migration ist wiederum eine andere Aufgabe: Das Verschieben der Dateien ändert für sich genommen nicht den Domaininhaber.

Zu wissen, wo die Domain verwaltet wird, reicht noch nicht aus, um handeln zu können. Ein bekanntes Konto kann unzugänglich sein oder nur eingeschränkte Berechtigungen bieten.

Testen Sie gemeinsam mit einer berechtigten Person die Anmeldung an der offiziellen Adresse des Verwaltungskontos. Prüfen Sie die verfügbaren Berechtigungen: Wer eine Rechnung ansehen kann, darf nicht unbedingt DNS-Einträge ändern oder Benutzer verwalten.

Der Schutz dieses Zugangs verdient ebenso viel Aufmerksamkeit wie seine Verfügbarkeit. Die ANSSI empfiehlt unterschiedliche Passwörter und eine Zwei-Faktor-Authentisierung, wenn sie angeboten wird. In ihren Regeln zur digitalen Sicherheit beschreibt sie auch den Nutzen eines Passwortmanagers.

Stellen Sie dann die Frage: Was geschieht, wenn die übliche Anmeldemöglichkeit wegfällt?

Je nach Anbieter kann die Wiederherstellung über Wiederherstellungscodes, ein anderes Authentisierungsmittel oder eine Anfrage beim Support erfolgen. Lassen Sie die Schritte und die erforderlichen Nachweise bestätigen. Ein vorab bekanntes Verfahren ist leichter zu befolgen als eines, das erst während einer Störung gesucht werden muss.

Wenn der Dienst es erlaubt, erleichtern persönliche Benutzerkonten mit passenden Berechtigungen die Aufgabenverteilung. Sie ermöglichen es auch, die Berechtigungen einer Person zu entziehen, ohne alle anderen Benutzer zu beeinträchtigen.

Überprüfen Sie deshalb beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder am Ende eines Auftrags die betreffenden Berechtigungen, Wiederherstellungskontakte und Authentisierungsmittel. Halten Sie das Verfahren und den sicheren Aufbewahrungsort der Ersatzmittel in Ihrer Verwaltungsübersicht fest. Passwörter und Codes gehören getrennt davon in einen sicheren Tresor.

Die Verlängerung scheint oft geregelt, sobald sie automatisch erfolgt oder einem Dienstleister übertragen wurde. Trotzdem muss das Ergebnis kontrolliert werden.

Eine ersetzte Zahlungskarte, eine falsch adressierte Benachrichtigung oder eine unklare Zuständigkeit können dazu führen, dass eine Frist verstreicht. Für jede Domain, die Sie behalten möchten, schlägt Wize vor, vier Punkte festzuhalten:

Eine interne Erinnerung muss genügend Zeit lassen, um Zahlungs- oder Zugangsprobleme zu lösen. Ist die Domain in einem Jahrestarif enthalten, fragen Sie Ihren Dienstleister, wie die Verlängerung überwacht wird und wie Sie eine Bestätigung erhalten.

Weitere Domains nicht vergessen

Beziehen Sie auch alte Adressen und seltener genutzte Domainnamen in die Prüfung ein. Eine Domain ohne sichtbare Website kann weiterhin E-Mails empfangen oder Besucher weiterleiten.

Lassen Sie vor der Aufgabe einer Domain ihre Nutzung prüfen und dokumentieren Sie die Entscheidung. Eine fehlende Website oder scheinbar ausbleibender Datenverkehr reicht nicht aus, um die Domain als überflüssig einzustufen.

Diese Prüfungen entfalten ihren Nutzen, wenn eine andere berechtigte Person damit die Verwaltung übernehmen kann.

Sie können alltägliche Arbeiten einem Dienstleister übertragen und dennoch die Entscheidungshoheit behalten. Vereinbaren Sie dazu schriftlich, welche Vorgänge delegiert sind, welche Ihre Zustimmung erfordern und wie die Überwachung der Verlängerung aufgeteilt wird.

Klären Sie außerdem, wen Sie bei einer Störung erreichen, welche Unterlagen am Auftragsende übergeben werden und wie die Verwaltung übertragen werden kann. Achten Sie bei einer .lu-Domain besonders darauf, dass der eingetragene administrative Kontakt erreichbar bleibt. Die Vergabestelle betont in ihrem Verfahren zum Registrarwechsel die Bedeutung einer erreichbaren E-Mail-Adresse.

Fassen Sie die benötigten Angaben in einer internen Übersicht zusammen:

Wo Sie bei fehlenden Angaben beginnen können

Sammeln Sie Rechnungen, Registrierungsbestätigungen und vorhandene Korrespondenz. Danach können Sie Ihrem Ansprechpartner eine konkrete Anfrage senden:

Fragen Sie Ihren Dienstleister

Für die Aktualisierung unserer Verwaltungsübersicht bitten wir um Bestätigung des eingetragenen Domaininhabers und der Kontakte, des Registrars, der Adresse des Verwaltungskontos und der Verlängerungsmodalitäten.

Bitte erläutern Sie auch, wer das DNS verwaltet, welche Dienste davon abhängen und wie eine andere von unserem Unternehmen berechtigte Person die Verwaltung übernehmen könnte.

Falls eine Änderung nötig ist, nennen Sie bitte vorab den vorgesehenen Vorgang, die erforderlichen Zustimmungen und mögliche Folgen.

Bewahren Sie die Antwort mit der Übersicht auf. Überprüfen Sie die betreffenden Punkte nach einem Personal- oder Dienstleisterwechsel, einer Migration oder einer Änderung der Zahlungsmodalitäten. Diese Aktualisierung gehört zur Übergabe.